1. Amaç
TS EN 45011 ve Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik şartlarına göre, belge verme, sürdürme, askıya alma ve belgenin geri çekilmesini kapsayan ürün belgelendirme sistemini sağlamak.
2. Kapsam
Organik tarım ürünlerinin kontrolü ve sertifikasyonu prosesinde yer alan tüm taraflar.
3. Tanımlar
Uygunsuzluk: Organik tarım ürünlerinin belirlenen şartlardan sapması, organik tarım yönetmeliğinin müteşebbisin sorumluluğu altındaki bir ya da daha fazla maddesinin uygulamasının veya uygulanmasının sürdürülmesinin olmaması veya uygulama eksiklikleri, müteşebbisin tedarik ettiğinin uygunluğu konusunda önemli bir şüpheye sebep olacak kanıtların olması durumu.
4. Sorumluluklar
Şirket Müdürü; Kontrolörlerin ve kontrol tarihleri dahil kontrol ekibinin belirlenmesini, sertifikasyon hizmeti için gereken dokümanların müşteriden talep edilmesi, uygunluk ve eksiksizlik açısından gözden geçirilmesi ve kontrolöre iletilmesini, laboratuvar analizlerinin gerçekleştirilmesini ve sonucun ilgililere iletilmesini sağlar.
Kontrolörler; kontrol işleminin Bitkisel ve Hayvansal ürünlerin Ekolojik metotla üretilmesine ilişkin yönetmelik ve AB2092/91 ve NOP – American National Organic Programı dahilinde kontrol edilmesinden sorumludur, gerek duyduğu hallerde analizler yaptırır.
Sertifikerler; tüm kontrolleri tamamlanmış girdi ve organik ürünler için; kontrole ilişkin bilgi ve belgelere dayanarak organik tarım müteşebbis sertifikası ve ürün sertifikalarının (Yönetmeliğin Ek-4 ünde yer alan bilgileri içerecek şekilde) verilmesi, devamı, askıya alınması, iptali kararını verir
5. Uygulama
5.1. Hazırlık İşlemleri ve Kontrolün Yapılması
Organik tarım, müteşebbis ile ANADOLU EKOLOJİK arasında imzalanan sözleşme esasına dayanır. Sertifikasyon faaliyeti, müteşebbisin ANADOLU EKOLOJİK’e başvurması ile başlar. Başvuru süreci ile ilgili ayrıntılar, Kontrol / Sertifikasyon Müracaatı ve Sözleşme Yapılması Prosedürü’nde verilmiştir. ANADOLU EKOLOJİK; müteşebbisi Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik çerçevesinde geçiş sürecine alır Geçiş süreci ürünü, “Organik tarım geçiş süreci ürünüdür” etiketiyle pazarlanır.
Müteşebbisle sözleşmenin yapılmasından sonra ve organik tarım ürünleri kontrol faaliyetinden önce, bağımsızlık ilkesinin zedelenmemesini garanti altına almak amacı ile müteşebbis tarafından da onaylanmış veya değişiklik onayı alınmış Kontrolörler görevlendirilir. Müteşebbise, atanan kontrolöre itiraz edebileceği açık bir şekilde hatırlatılır. Kontrolör, müteşebbisle, görevlendirmesini engelleyecek herhangi bir ilişki içerisinde olmadı beyanı ile Kontrol Planı hazırlar.
Müşterinin sertifikasyona hazır olup olmadığına dair karar, Kontrol ve Sertifika İçin Gerekli Dokumanlar Formu’na göre sunulan dokümanların incelenmesi sonuçlarına göre verilir. İncelenen dokümanlar, sonuçları ve tespit edilen uygunsuzluklar, istenen düzeltici faaliyetler; Doküman İnceleme Sonuç Raporu ile dokümante edilir. İnceleme sonucunda tespit edilen eksiklikler müteşebbise bildirilir ve düzeltmeler talep edilir.
ANADOLU EKOLOJİK Kontrolörü, Organik Tarım Yönetmeliği hükümlerine uymayan üretim teknikleri ve girdilerin kullanıldığından şüphe duyduğu durumlarda analiz amaçlı ürün örnekleri alabilir. Tüm ürünü temsil edecek şekilde arazide çapraz olarak ürün örneği alınır.
5.2. Sertifikasyon
5.2.1. Sertifikerler
Tüm kontrolleri tamamlanmış girdi ve organik ürünlerin, kontrole ilişkin bilgi ve belgelere dayanarak sertifikalandırılmasını sağlar, organik tarım müteşebbis sertifikası ve ürün sertifikalarının verilmesi kararını alır.
Sertifikerler, Şirket Müdürü tarafından atanır ve Kontrolör / Sertifiker Yükümlülük Beyanı’nı imzalarlar.
Sertifikerler ayrıca her sertifikasyon kararı öncesinde de, çıkar çatışması ve gizlilik konusunda beyanda bulunurlar ve bu beyanları Kontrolör Görevlendirme Bildirgesi ile kayıt altına alınır.
5.2.2. Sertifikasyon Kararı
Sertifikasyon; bütün kontrol yöntemlerinin uygulanması sonucu işletmenin, organik ürünün ve girdinin geldiği aşamanın belgelendirilmesidir. Sertifiker, kontrolörce sunulan kontrol dokümantasyonunu inceleyerek karar alır, olumlu kararlar sonucu Sertifiker onayından sonra sertifika düzenlenebilir. Sertifika kullanımı ve etiket onayı için ayrıca Sertifika ve Etiket İzni Onayı imzalanır.
5.3. Gözetim
ANADOLU EKOLOJİK, organik tarım sertifikasının gözetimi için yılda en az bir defa haberli veya habersiz olarak; sertifikalandırılan organik tarım ürünlerinin, kriterlere uygunluğunun devam ettirildiğinin güvence altına alınması için işletmeyi yerinde kontrol eder.
Kontrol sonuçları ve verilen kararlarla ilgili her türlü itiraz, Şikâyetler ve İtirazlar Prosedürü’ne göre işlem görür.
5.4. Sertifikaların Düzenlenmesi
Sertifikasyona hak kazanan müteşebbislere, Organik Ürün Sertifikası ve Müteşebbis Sertifikası verilir. ANADOLU EKOLOJİK, sertifikalara; ister bağımsız, ister üretici grubu dahilinde olsun, OTK’ce verilen ANADOLU EKOLOJİK kodu ile başlayan bir kod numarası verir.
5.5. Kapsam Genişletme
Herhangi bir ürünü için organik tarım sertifikasyonu yapılmış bir müteşebbis, sertifikalandırılmak istediği başka ürünler için; diğer ürünündeki gibi başvuru, kontrol ve sertifikasyon süreçlerinden geçer.
5.6. Askıya Alma
Sertifika, kontrollerde belirlenen ihlaller oluştuğunda askıya alınır:
ANADOLU EKOLOJİK, eksiklik ve aksaklıkların düzeltilmesi için müteşebbise bir ay süre tanır. Bu süre sonunda tekrar kontrol eder. Eksiklik giderilmiş ise sözleşme aynen devam eder. Aksi halde bu prosedürde belirtilen yaptırımlar uygulanır.
Eğer sunulması taahhüt edilen dokümanlar, mutabık kalınan zaman içinde sunulmaz veya içerikleri yeterli olmazsa takip kontrolüne karar verilir.
Üretim aşamasında Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik hükümlerine aykırı uygulamaların saptanması halinde; müteşebbis organik üretime geçiş sürecinde ise, süre ANADOLU EKOLOJİK tarafından uzatılır, bu süreyi tamamlamışsa tekrar geçiş sürecine geçirilir ve müteşebbise yazılı olarak bildirilir. Uzatılan geçiş süresi sonunda bu Yönetmelik hükümlerine aykırı uygulamaları tekrarladığı tespit edilen üretici müteşebbislerin sözleşmesi feshedilerek Organik Tarım Komitesi’ne bildirilir.
Müteşebbise, sertifikanın askıya alınma kararı Şirket Müdürü tarafından yazılı olarak tebliğ edilir. Kararın tebliğ tarihinden itibaren müteşebbis, sertifika / logo kullanımını durdurmak ve sertifika ile eklerini 15 gün içinde ANADOLU EKOLOJİK’e iade etmek zorundadır. İade etmediği takdirde öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise ANADOLU EKOLOJİK yasal yollara başvurur.
Askıya alma süresince müteşebbis, sertifikaya ait haklardan faydalanamaz.
Sertifikanın askıya alınma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Sertifiker kararı ile sertifika askıdan kaldırılır.
5.7. Sözleşme Feshi ve Sertifikanın Geri Çekilmesi
Sertifikanın geri çekilmesi Sertifiker, karara bağlı olarak sözleşmenin feshedilmesi Şirket Müdürü’nün yetkisindedir.
• Verilen askı süresi sonuna kadar müteşebbisin kontrolün gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (kontrol, doküman inceleme vb) müteşebbisin uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması
• Müteşebbisin sertifikayı, kapsamında belirtilen ürünlerden farklı alanlarda kullanması
• Müteşebbisin kontroller sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi
• Sertifikanın yanıltıcı ve haksız kullanımı
• ANADOLU EKOLOJİK tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin fatura edilmesini takip eden 30 gün içerisinde ödenmemesi
• Müteşebbisin sertifikada belirtilen adreste bulunmaması
• Müteşebbise ait tüzel kişiliğin değişmesi
• Müteşebbisin bu talimat hükümlerine aykırı hareket etmesi
• Müteşebbisin sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması
• Herhangi bir sebepten dolayı müteşebbisin, ANADOLU EKOLOJİK tarafından bildirilen gözetim kontrolü tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim kontrolünün iptali talebinde bulunması
• Müteşebbisin yazılı talebi
Sertifika geri alındığında bu müteşebbisin adı sertifikalı müteşebbisler listesinden çıkarılır.
Müteşebbis, sertifikanın geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren sertifika ve logonun kullanımını derhal durdurmak ve sertifikayı 15 gün içerisinde ANADOLU EKOLOJİK’e iade etmek zorundadır.
Sözleşmesi fesih edilen müteşebbisin yeniden müracaatında; işlemler ilk müracaatta olduğu gibi uygulanır. Fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan, yeni müracaat işleme konulmaz.
Sözleşmesi feshedilen ve sertifikası geri çekilen müteşebbisler; Komiteye bildirilir. Herhangi bir itiraz söz konusu olduğunda; İtirazlar, Şikâyetler ve Uyuşmazlıklar Prosedürü’ne göre işlem yapılır.
5.8. Sertifikanın Yanıltıcı Kullanımı
ANADOLU EKOLOJİK ile sözleşme yapılarak sertifika kullanma hakkı kazanan müteşebbislerin; tanıtım dokümanlarında / malzemelerinde;
• Sertifikanın tüketiciyi yanıltıcı şekilde kullanılması
• Müteşebbisin sertifikayı, kapsamında olmayan farklı adres / ürün için kullanması
Durumları tespit edildiğinde müteşebbis yazılı olarak uyarılır ve herhangi bir ihtilaf durumunda sertifikalı müteşebbis, sertifikayı referans gösteren tüm tanıtıcı yayınlarını ANADOLU EKOLOJİK’e sunmak zorundadır.
ANADOLU EKOLOJİK, gerektiğinde yasal uzmanların işbirliği ile veya görüşlerini alarak bu referanslarda sertifikanın yanıltıcı şekilde kullanılıp kullanılmadığını değerlendirir. Kullanılmışsa müteşebbisten söz konusu yayındaki uygunsuzluğu düzelterek yenisini sunmasını ister.
Müteşebbis gerekli değişiklikleri yapmayı reddederse, sorunla ilgili olarak sertifikanın askıya alınması, sözleşmenin feshedilmesi ve sertifikanın geri alınması, yasal girişim vb. işlemler yukarıda belirtildiği şekilde yapılır.
5.9. Sertifikanın Haksız Kullanımı
ANADOLU EKOLOJİK ile Kontrol / Sertifikasyon sözleşmesi akdetmeksizin sertifikanın kazandırdığı menfaatleri kullanarak ANADOLU EKOLOJİK’i maddi zarara sokması sebebiyle dava tarihindeki müteşebbisin büyüklüğü göz önüne alınarak, Sertifikasyon Günlük Kontrol Ücreti taban miktarından az olmamak üzere yıllık sertifika kullanım ücreti toplamı kadar maddi tazminat davası açılır.
ANADOLU EKOLOJİK ile Kontrol / Sertifikasyon sözleşmesi yaparak sertifika kullanma hakkı kazanan müteşebbislerin, sertifikasını haksız kullandığı tespit edildiğinde; müteşebbisin çalışan sayısı göz önüne alınarak dava tarihindeki Yıllık Sertifika Kullanım Ücreti taban miktarından az olmamak üzere tavan miktarının on katına kadar manevi tazminat davası açılır.
Sertifika ve eklerini sertifika askıda iken kullanan ve üzerinde tahrifat yapan müteşebbislerin sözleşmeleri fesih edilir.
5.10. Kontrol / Sertifikasyon Sistemindeki Değişiklikler
Kontrol / Sertifikasyon prosedürlerinde, Kontrolün / Sertifikasyonun esas alındığı yönetmelik şartlarında herhangi bir değişiklik olduğunda Şirket Müdürü; durumu müteşebbislere faks veya elektronik posta ile yazılı olarak bildirir. Ayrıca web sitesinde de değişiklik duyurusu yayınlanır. Geçiş sürelerinin belirlenmesinde temel olarak TÜRKAK (TS EN 45011 değişikliklerinde) ve Bakanlık (Organik Tarım Yönetmeliği değişikliklerinde) tarafından belirlenen geçiş süreleri esas alınır.
Şirket Müdürü, yasal mevzuattan ya da TÜRKAK’tan kaynaklanmayan belgelendirme kuralı değişikliklerinde; müteşebbislere yazılı olarak (faks veya e-posta) bilgi verir ve müteşebbislerin de görüşlerini alır. Alınan görüşleri Şirket Müdürü, Yönetim Temsilcisi’yle de görüşerek değerlendirir ve değişiklik hakkındaki nihai kararı verir.
Yönetim Temsilcisi; değişikliklerden etkilenen kalite yönetim sistem dokümantasyonunda gerekli revizyonların yapılmasını sağlar ve durumdan etkilenen taraflara dokümanların dağıtımı yapılır.
5.11. Müteşebbisin, verilen kararlarla ilgili her türlü itirazı, Şikâyetler ve İtirazlar Prosedürü’ne göre işlem görür.
6. İlgili Dokümanlar
• TS EN 45011
• Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik
• Kontrolör ve Sertifikerlerin Atanma ve Görevlendirilme Prosedürü (PR.14)
• Kontrol / Sertifikasyon Müracaatı ve Sözleşme Yapılması Prosedürü (PR.09)
• Şikâyetler ve İtirazlar Prosedürü (PR.06)
İYİ TARIM UYGULAMALARI BELGELENDİRME SİSTEMİ
7. Amaç
TS EN 45011, İyi Tarım Uygulamalarına İlişkin Yönetmelik şartlarına göre kontrol ve sertifikasyon hizmetlerindeki sorumlulukları ve yöntemleri belirtmek, kontrol ve sertifikasyon hizmetinin yöntem, personel, kullanılan kaynaklar açısından eşit kurallarla uygulanmasını sağlamak.
8. Kapsam
İTÜ ürünlerinin kontrolü ve sertifikasyonu prosesinde yer alan tüm taraflar.
9. Tanımlar
3.1 Uygunluk Seviyeleri
Üç tip kontrol noktası mevcuttur (Kontrol soru listesinde gösterilmiştir) ve Müteşebbis sertifikasını alabilmek için bu kriterlere uygunluk sağlamak zorundadır. Bunlar Majör Zorunluluklar, Minör Zorunluluklar ve Tavsiye kriterleri olup aşağıda belirtildiği gibi yerine getirilmelidir:
3.1.1 Majör Zorunluluklar
Uygulanabilir Majör zorunluluklar kontrol noktalarının %100 uygunluk göstermesi zorunludur.
Referans kanıtlar kontrol listesindeki Majör zorunluluğun yanında yorum olarak belirtilmek zorundadır.
3.1.2 Minör Zorunluluklar
Tüm alanlar için uygulanabilir Minör Zorunluluk kontrol noktalarında, uygulanan modüller içindeki söz konusu toplam kontrol noktaları için % 95 uygunluk zorunludur.
3.1.3 Tavsiyeler
Uygunluk için minimum bir yüzde belirlenmemiştir.
CPCC içindeki tüm tavsiye edilen kontrol noktaları; (seçenek 1) iç denetim esnasında değerlendirilmelidir, (seçenek2) iç denetimler ve ANADOLU EKOLOJİK tarafından bildirilen harici kontroller süresince denetlenmelidir.
3.2 Uygunsuzluk:
3.2.1 İTÜ ürünlerinin belirlenen şartlardan sapması, İTÜ Yönetmeliği’nin müteşebbisin sorumluluğu altındaki bir ya da daha fazla maddesinin uygulamasının veya uygulanmasının sürdürülmesinin olmaması veya uygulama eksiklikleri, müteşebbisin tedarik ettiğinin uygunluğu konusunda önemli bir şüpheye sebep olacak kanıtların olması durumu.
3.2.2 Sertifika almak için gerekli ve kontrol listesinde belirtilen kuralların ihlali (Örn: Müteşebbis Majör Zorunlulukları yerine getirmez ya da alanın %95 ini yerine getirmek zorunda olduğu Minör Zorunlulukların %93 ünü yerine getirir)
3.3. Uyumsuzluk: Kontrol listesindeki kontrol noktaları uygunluk kriterlerine göre yerine getirilmemiştir. (Örn: Müteşebbis Minör Zorunluluklara uygunluk sağlamaz).
10. Sorumluluklar
Şirket Müdürü; Kontrolörlerin ve kontrol tarihleri dahil kontrol ekibinin belirlenmesini, sertifikasyon hizmeti için gereken dokümanların müşteriden talep edilmesi ve kontrolöre iletilmesini, laboratuvar analizlerinin gerçekleştirilmesini ve sonucun ilgililere iletilmesini sağlar. Kontrolörlerin seçimi ve atamasını yapar, Sertifikasyon işlemlerinin içeriğinin gözden geçirilmesi ve prosedürün TS EN 45011 standardının gereklerine uygunluğunun sağlanmasını, sertifikasyon karar sürecinin koordinasyonunu, sertifikaların düzenlenip müşteriye gönderilmesini, sertifikasyon şartlarındaki değişikliklerin müşterilere bildirilmesi ve sertifikasyon prosesi ile ilgili kayıtların saklanmasını sağlar.
Kontrolörler; kontrol işleminin ANADOLU EKOLOJİK prosedürlerine göre gerçekleştirilmesinden, müşteri talebine göre ürünün işlenmesinin İyi Tarım Uygulamalarına İlişkin Yönetmelik dahilinde kontrol edilmesinden sorumludurlar. Bu kapsamda müteşebbis ile görüşerek kontrol planının yapılması, kontrolle ilgili olarak müteşebbis ile diyaloğun kurulması, müteşebbis dokümantasyonunun gözden geçirilmesi / değerlendirilmelerin yapılması, yerinde kontrollerin yapılması, mevcut ise yapılan tespitlerin uygunsuzluk raporlarında dokümante edilmesi, kontrol raporunun hazırlanması, serbest bırakma için dokümantasyonun ANADOLU EKOLOJİK’e iletilmesini sağlar, gerek duyulan hallerde analizler yaptırır.
Sertifikerler; tüm kontrolleri tamamlanmış İTÜ ürünlerine ilişkin bilgi ve belgelere dayanarak ürünlere İTÜ sertifikasının verilmesi, devamı, askıya alınması, iptali kararını verir
11. Uygulama
5.1. Hazırlık, Kontrol, Uyumsuzluklar, Yaptırımlar
5.1.1 Hazırlık ve Kontrol
İTÜ Kontrol ve sertifikasyon işlemleri, İyi Tarım Uygulamalarına İlişkin Yönetmelik ve GLOBALGAP(EUROPGAP) Genel Yönetmeliği (Entegre Çiftlik Güvencesi- VERSIYON 3.0-2_Sep07) dokümanlarındaki kurallara uygun olarak gerçekleştirilir.
İyi tarım uygulamaları kontrol faaliyetinden önce, müteşebbisle sözleşmenin yapılmasından sonra bağımsızlık ilkesinin zedelenmemesini garanti altına almak amacı ile Kontrolör Görevlendirme Bildirgesi ile yazılı olarak KEK EK 1 ‘ de belirtilen özelliklere sahip Kontrolörler, Kontrolör ve Sertifikerlerin Atanma ve Görevlendirilme Prosedürü’ne uygun olarak görevlendirilir. Kontrolör, bu formu imzalayarak geri göndermek suretiyle kontrol hizmeti verileceği müteşebbisle, görevlendirmesini engelleyecek herhangi bir ilişki içerisinde olmadığını beyan eder. Aksi halde Şirket Müdürü tarafından görevlendirme geri çekilir. Akabinde görevlendirilen kontrolör tarafından Kontrol Planı yapılır, plan ile kontrol tarihleri ve kontrolün içeriği belirlenmiş olur. Kontrolör, müteşebbisin plan ile ilgili teyidini alır. Müteşebbise, atanan kontrolöre itiraz edebileceği açık bir şekilde hatırlatılır.
Kontrol planında, müteşebbis tarafından kayıt altına alınan iyi tarım uygulamaları kontrol raporları için temel bilgi niteliğinde olmak üzere:
• Müteşebbisin adı ve adresi,
• Kontrol tarihi,
• Kontrolün kapsayacağı konular,
• Kontrolör adı
Bilgileri bulunur.
Planda belirtilen sürelerden sapmalar, izlenebilir bir şekilde dokümante edilir.
Sertifikasyon için, Kontrol / Sertifikasyon Müracaatı ve Sözleşme Yapılması Prosedürü’ne göre ANADOLU EKOLOJİK’e resmi başvuru işlemlerinin tamamlanmış olması gerekir. Müteşebbis, İyi Tarım Uygulamaları Kontrol Sözleşmesi Genel Şartları doğrultusunda yükümlülüklere sahiptir. Müşterinin sertifikasyona hazır olup olmadığına dair karar, Kontrol ve Sertifika İçin Gerekli Dokumanlar Formu’na göre sunulan dokümanlarının incelenmesi sonuçlarına göre verilir. İncelenen dokümanlar, sonuçları ve tespit edilen uygunsuzluklar, istenen düzeltici faaliyetler Doküman İnceleme Sonuç Raporu ile dokümante edilir. İnceleme sonucunda tespit edilen eksiklikler müteşebbise bildirilir ve düzeltmeler talep edilir.
Kontrol planında mutabık kalındığı şekilde Kontrolör, yerinde kontrolleri gerçekleştirir. Kontrol işlemi; yazılı belgeleri, planları, defterleri, raporları, kayıtları, arazi, işletme ve depo gibi kritik nokta kontrollerini ve gözlemleri içerir. Kontrollerde, kontrol edilen müteşebbis, karşılıklı görüşmelerde ve uygulama alanlarında, dokümante edilen şartların yerine getirilme durumları incelenir. Gözden geçirmenin ve görüşmelerin sonuçları, dokümante edilir ve değerlendirilir. Biçilebilir Ürünler Kontrol Listesi / Çiçek & Süs Bitkileri Kontrol Listesi / Meyve & Sebze Kontrol Listesi / Kalite Yönetim Sistemi Kontrol Listesi’ne dokümantasyon ve uygulamadaki yeterlilik/yetersizlik durumunu açıkça gösterecek ve geriye dönük izlenebilir olacak şekilde kaydedilir. Grup kontrollerinde Grup Kontrol Bilgi Formu da doldurulur.
Uygunluk, “Evet” (uygunluk için), “Hayır” (uygunsuzluklar için) ve ‘’K/D’’ ifadeleri ile gösterilir.Uygunluk kriteri alanında “K/D olarak gösterilen kontrol noktaları, söz konusu uyum kriterinde özellikle belirtilmedikçe “uygulanamaz” şeklinde ifade edilemez ve denetlenmek zorundadır. Kontrol noktasının istisnai bir şekilde uygulanmaz olduğu durumlarda, cevap haklı bir gerekçe gösterilerek “evet” olmalıdır. Her bir kontrol hususu için kanıtlar (yorumlar) sağlanmalıdır – bunlar, olaydan sonra dokümantasyonun denetlenmesine olanak sağlayacaktır, ve denetim süresince alınan referans detaylarını içerecektir. Bütün iç denetimlerde, öz-değerlendirmelerde ve harici denetlemelerde, kontrol edilen/denetlenen bütün Majör Zorunluluklar için kanıtlar gösterilmek (yorumlar) zorundadır.
Kontrol sonunda Kontrolör; kontrol seyrini anlatır, olumlu ve olumsuz sonuçları açıklar, bulguları özetler, ürünler analiz edildiyse analiz sonuçlarını değerlendirir, aşağıda belirtilen uyumsuzluk durumlarına uygun olarak gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler hakkında bilgilendirme yapar. Kontrolör; sonuçları içeren ANADOLU EKOLOJİK İyi Tarım Uygulamaları Kontrol Raporu’nu düzenler ve takip eden on gün içinde ANADOLU EKOLOJİK’e teslim eder. Raporun bir kopyasını müteşebbise iletir ve bu rapor, müteşebbis tarafından muhafaza edilir. Ayrıca Kontrolör, kontrol sonucuna bağlı olarak bu aşamadan sonraki sertifikasyon prosedürünü açıklar.
Tespit edilen uygunsuzluklar varsa, bunları ANADOLU EKOLOJİK Kontrol Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder. Uygunsuzluk raporunda, uygunsuzlukların açık tanımları ve çözüm yolları dokümante edilir. Belirlenen tüm uygunsuzluklar giderilene ve ANADOLU EKOLOJİK tarafından bu durum doğrulanana kadar (yerinde kontrolle veya diğer uygun doğrulama yöntemleriyle) sertifikasyon işlemleri gerçekleştirilmez.
Kontrolörün, kontrol ile ilgili tüm dokümanları en geç on gün içinde ANADOLU EKOLOJİK’e teslim etmesinden sonra sertifikasyon için madde 5.3’e göre hareket edilir.
İyi Tarım Uygulamaları ürünlerinin kontrol sonuçlarını içeren AE ITU Kontrol Raporu, rapor tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde bilgi için Tarım İl Müdürlüğü’ne teslim edilir.
Aşağıdaki tablo, uyumsuzluklar ve yaptırımlarını göstermektedir:
5.1.2 Uyumsuzluklar
5.1.2.1. Majör Zorunluluk Uyumsuzlukları
5.1.2.1.1 Alt-alan Derecesi
Bu tip uyumsuzluk, Müteşebbis, bir alt-alan modüllerinden bir tanesinde Majör zorunluluklara %100 uyum göstermediği zamanlarda olur. (Örn: bir Müteşebbis yeşil fasulye için sertifika istiyor, Meyve ve Sebze alt alanlarından birinde Major Zorunluluklardan birinde uygunsuzluk tespit ediliyor. Yeşil fasulye sertifikalandırılamaz ve durdurma uygun görülür.
5.1.2.1.2 Alan Esaslı Derece
Temel alanların Majör Zorunluluklarında % 100 uyum olmadığı zaman alan esaslı uyumsuzluk söz konusudur.
5.1.2.2. Minör Zorunluluk Uyumsuzlukları
Bir Müteşebbis, uygulanabilir kontrol noktalarının Minör Zorunluluklarına % 95 den daha az bir uyum gösterirse bir Minör Zorunluluk uyumsuzluğu düzenlenir.
5.1.2.3 Sözleşmeye Dayalı Uyumsuzluk
5.1.2.3.1 Sözleşmeye Dayalı Majör Uyumsuzluk
ANADOLU EKOLOJİK ve müteşebbis arasında imzalanan sözleşmedeki sözleşme maddelerinden herhangi birinde tesbit edilen uyumsuzluk ve Müteşebbis düzeyinde İTU ile ilgili prosedürlerde yanlış bir yönetim gösteren Müteşebbis.
5.1.2.3.2 Sözleşmeye Dayalı Minör Uyumsuzluk
ANADOLU EKOLOJİK ve müteşebbis arasındaki sözleşmede anlaşmaya varılmış minör hususlara uyumsuzluk.
5.1.2.3.3 Sözleşmeye Dayalı Teknik Uyumsuzluk
ANADOLU EKOLOJİK ve müteşebbis arasında imzalanan sözleşmedeki maddelerden herhangi birindeki ya da kontroller sırasında ortaya çıkmış, müteşebbisin davranış şekli ile ilgili şüphe uyandıran teknik konulardır.
5.1.3 Yaptırımlar
ANADOLU EKOLOJİK, tespit ettiği her türlü aykırılıklar ile ilgili bilgi ve belgeleri, uygun gördüğü yaptırım işlemini de içeren bir raporu en geç 20 gün içinde Bakanlığa bildirir. Yaptırımlarla ilgili itirazlar Bakanlığa yapılır.
Üç çeşit yaptırım vardır; Uyarı, Durdurma ve İptal. Bunlar, kontrol noktalarındaki ve sözleşmeye dayalı uygunsuzluklardır. Ek olarak Müteşebbis gönüllü olarak durdurma uygulayabilir (ANADOLU EKOLOJİK vasıtasıyla).
Yaptırımlar ürüne olduğu kadar müteşebbise de uygulanabilir, ve sertifika yayınlanışının öncesinden (örn: ilk kontrolde uyumsuzluk tespit edilirse) bitişine kadar uzatılabilir (örn: iptal uygulaması yapılmış ise).
5.1.3.1 Uyarı
(i) Tespit edilen tüm uyumsuzluk tipleri için bir Uyarı düzenlenir.
(ii) Düzeltmeler için izin verilen süre, ANADOLU EKOLOJİK ve müteşebbis arasında karara bağlanacaktır, Maksimum uyumsuzluk düzeltici faaliyet süresi Uyarı düzenlendiği tarihten itibaren 28 günlük bir süredir.
Şayet uyumsuzluk bir Major Zorunluluğun yerine getirilmemesiyle ilgiliyse, durdurma uygulaması yapılmadan önce, maksimum 28 günlük bir erteleme süresi verilmesi, uyumsuzluklara karşı alınan düzeltici faaliyetlerin uygulanışı sürecinde kontrolör tarafından gerçekleştirilen kontrol sırasında , insan, çevre ve tüketici güvenliğine ilintili uyumsuzluğun kritikliğinin değerlendirilmesine bağlı olacaktır.
Majör Zorunlukla ilgili uyumsuzlukların düzeltilmesi için verilecek olan süreye (28 günlük süre içerisinde) ANADOLU EKOLOJİK karar verir. İnsan, çevre ve tüketici güvenliğini ciddi anlamda tehdit eden sakıncalar olduğu durumda kesinlikle zaman verilmez. KYS ile ilgili konulardaki uyumsuzlukların düzeltilmesi hazırlanacak bir planla yapılır. Süre, uyumsuzluğun tehlikesine ve çevresel şartlara göre en fazla 28 gün olmak şartı ile müteşebbisin bu düzeltmeleri yapabileceği gün sayısına göre ayarlanacaktır. Majör Zorunluluk uyumsuzluklarını kapatmadan müteşebbise sertifika verilmez.
(iii) Eğer yaptırım gerektiren sebepler, verilen zaman süresi içerisinde çözümlenmezse (maksimum 28 gün), durdurma uygulanır.
5.1.3.2 Durdurma
(i) Müteşebbis, düzenlenen bir Uyarıdan sonra verilen sürede yeterli düzeyde düzeltici faaliyet gösterememişse bir Durdurma uygulanır. Durdurma, gönüllü olarak bazı (kısmi) ya da tüm (tamamen) ürünleri için isteyen bir müteşebbise verilebilir.
(ii) Durdurma uygulamasından sonra, düzeltme için verilecek süre ANADOLU EKOLOJİK tarafından kararlaştırılır ve en fazla 6 ay süreyle geçerli olacaktır. Eğer durdurma Müteşebbis tarafından gönüllü olarak istenmiş ise ANADOLU EKOLOJİK ile anlaşmalı olarak, uygunluk için yürütülen düzeltici faaliyetler ve söz konusu süre çiftçinin kendisi tarafından belirlenecektir, fakat yeni kayıt süresinden önce tamamlanmalıdır.
(iii) Bu zaman zarfında (Durdurma süresi) Müteşebbis İTU sertifikasını ve İTU SERTİFİKASI ile ilişkisi olan herhangi bir dokümanı kullanamayacaktır.
(iv) İki çeşit durdurma vardır:
a) Kısmi: Sertifikalı ürün alanının sadece belli bir kısmına uygulanan durdurma işlemidir.
Örn: Eğer elma ve kiraz sertifikalandırılmışsa, Uyarı verildikten sonra verilen sürede yeterli düzeyde düzeltici faaliyet yapılamamış ise, kirazın tamamı için
Kısmi Durdurma uygulanabilir. Bu uygulama, uyarı ile sonuçlanan uyumsuzluğun yalnızca kirazda tespit edildiği durumda yapılır.
Örn: Aşağıdaki durum için verilen Uyarı sebebi düzeltilememiş ise, bütün grup değil de bir Müteşebbissi durdurulmasına rağmen gruba bir Kısmi Durdurma düzenlenir:
ANADOLU EKOLOJİK tarafından bir Müteşebbis grubun içindeki bir Müteşebbiste herhangi bir uyumsuzluk tesbit edilir ise, Müteşebbis grubun içerisindeki uyumsuzluğun ciddiyetini anlayabilmek
amacıyla örnek sayısını artırarak denetim yapılır, KYS’nin uygunluk sağladığı ancak bir Müteşebbisin uygunluk sağlamadığı kararına varılır ise.
b) Tüm: ANADOLU EKOLOJİK tarafından belirlenen bir zaman süresince tüm sertifikalı ürün alanlarının durdurulmasıdır.
Eğer durdurma sebebi olan uyumsuzluk, sertifikalı ürünlerin bütün alt-alanlarını kapsayan Tüm Çiftlik Alanlarını veya Temel alanları (ÖRN. Bitkisel Ürün Alanı) kapsıyorsa komple durdurma düzenlenir.
Örn: Tüm Çiftlik modülündeki bir Majör Zorunluluğa bağlı olan bir uyumsuzluk nedeniyle bir Uyarı verilir.
Örn: Sadece elmalar kaydedilmiş ve sertifikalandırılmış ise (diğer bir deyişle, sadece bir alt-alan ve bir ürün) bir komple durdurma uygulanır..
(v) Düzeltmek için belirlenmiş süre içerisinde (6 ay veya daha kısa bir süre) düzeltici faaliyetlere istinaden yeterli kanıt gösterilebildiği zaman (Müteşebbise ilave fatura edilen masraflar ile yapılan takip-denetimleri veya diğer yazılı veya görsel kanıtlar) durdurma kaldırılabilir).
(vi) Belirlenen süre zarfında şayet Durdurma nedenleri çözüme ulaşmaz ise, sertifika ve Müteşebbis İptal ile cezalandırılır.
5.1.3.3 İptal
(i) Sözleşmenin iptali şu durumlarda olacaktır
a) Müteşebbis Kısmi ya da Komple Durdurma aldıktan sonra ve 6 aylık süre tamamlandığında yeterli düzeltici faaliyet gösterememiş ise, veya
b) Bir alandaki uyumsuzluğun üretimin bütünlüğünü etkilemesinden kuşku duyulduğunda
c) Sözleşmeye dayalı majör uyumsuzluklar görüldüğü zaman
(ii) Sözleşmenin iptali durumunda İTU sertifikası veya sertifika ile ilgili olabilecek her türlü alet ve dokümanın tamamı kullanımdan men edilir.
(iii) İptal cezası verilen bir Müteşebbis, İptal tarihinden 12 ay sonrasına kadar İTU sertifikası için tekrar başvuru yapamaz.
Düzenlenen ANADOLU EKOLOJİK Kontrol Uygunsuzluk Raporları müteşebbise verilir ve gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler belirlenir. Kontrolör, düzeltici faaliyetleri gözden geçirir ve aşağıdaki kararlardan birisini verir:
• Uygunsuzlukların giderildiğinin doğrulanması ancak bir takip kontrolü ile doğrulanmalıdır.
• Uygunsuzlukların giderildiğinin doğrulanması için takip kontrolüne gerek olmayıp doğrulama sunulacak revize dokümanların / yeni dokümanların gözden geçirilmesi ile yapılabilir.
Verilen karar, uygunsuzluk raporunda dokümante edilir.
Takip kontrolünün (yeniden kontrol) gerektiği durumlarda bu kontrol, takip eden birinci ayın sonuna kadar tamamlanmalıdır. Takip kontrolünde özel olarak, uygunsuzluk raporuna konu olan madde üzerinde odaklanılır.
Kontrolör, sertifikasyon prosesinin durmasına yol açan büyük uygunsuzluk durumlarında, onay için söz konusu uygunsuzluk raporunu Şirket Müdürü’ne iletir (Bu durum doküman inceleme aşamasında da geçerlidir). Uygunsuzluk raporunun ANADOLU EKOLOJİK tarafından onayı şarttır. Onay, uygunsuzluk raporu üzerine imza atılması suretiyle kayıt altına alınır.
5.2. Numune Alma
GLOBALGAP-İYİ TARIM UYGULAMALARI ve ülke mevzuatındaki Zirai Mücadele ve Zirai Karantina Kanunu, Zirai Karantina Numune Alma Ve Analiz Yönetmeliği, Gıda Güvenliği Ve Kalitesinin Denetimi Ve Kontrolüne Dair Yönetmelik ile Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği ve buna bağlı tebliğlere uyularak, üretimi gerçekleştirilen tarımsal ürünlerde bulunan pestisit kalıntılarının resmi kontrolleri ve izlenmesi için numune alınır.
Numune almada; her bir partiyi net olarak tanımlayabilecek, analiz yapana da yardımcı bilgiyi de içerecek şekilde, açık ve silinmez bir şekilde, kurşun kalemle yazılmış, numune alma yeri ve tarihi de belirtilerek kayıt tutulur.
5.3. Sertifikasyon Kararı
5.3.1 Sertifikerler
Tüm kontrolleri tamamlanmış iyi tarım uygulamaları ürünlerinin kontrole ilişkin bilgi ve belgelere dayanarak sertifikalandırılmasını sağlar, İyi Tarım Uygulamaları Sertifikası verilmesi kararını alır.
Sertifikerler, Şirket Müdürü tarafından atanır ve Kontrolör / Sertifiker Yükümlülük Beyanı’nı imzalarlar.
Sertifikerler ayrıca her sertifikasyon kararı öncesinde de, çıkar çatışması ve gizlilik konusunda beyanda bulunurlar ve bu beyanları Kontrolör Görevlendirme Bildirgesi ile kayıt altına alınır.
5.3.2 Sertifikasyon Kararı
Kontrol dokümantasyonu ve sertifikanın verilmesi ancak, varsa tüm uygunsuzlukların giderildiği ve giderildiklerinin dokümante edilmiş kanıtlarının mevcudiyeti görüldükten sonra onaylanabilir.
Kontrolör, kontrolün tamamlanmasını takip eden on gün içerisinde Biçilebilir Ürünler Kontrol Listesi / Çiçek & Süs Bitkileri Kontrol Listesi / Meyve & Sebze Kontrol Listesi / Kalite Yönetim Sistemi Kontrol Listesi’ni, ANADOLU EKOLOJİK Kontrol Raporu’nu, varsa ANADOLU EKOLOJİK Kontrol Uygunsuzluk Raporu’nu Şirket Müdürü’ne iletir. Şirket Müdürü, kontrol dokümantasyonunu; içinde bulunan belgelerin ve belge içeriklerinin eksiksizliği açısından gözden geçirir. Bu açıdan herhangi bir uygunsuzluk bulduğunda dokümantasyonu düzeltilmek üzere Kontrolöre iade eder. Uygun bulduğu dokümantasyonu, karar için Sertifiker’e sunar.
Sertifiker sunulan kontrol dokümantasyonunu inceleyerek karar alır, olumlu kararlar Kontrol Sonucu Onay Formu ile kayıt altına alınır. Karar olumsuz ise durumun, gerekçeleri ve yapılması gerekenlerle birlikte (raporun revizyonu vb.) Şirket Müdürü tarafından Kontrolöre iletilmesi sağlanır. Sertifikerler, gerektiğinde kontrol dokümantasyonunun düzeltilmesini, kontrolün tamamen / kısmen yenilenmesini vb. de talep edebilir.
Sertifiker onayından sonra sertifika düzenlenebilir. Sertifikanın düzenlenebilmesi için ANADOLU EKOLOJİK ile müteşebbis arasında İyi Tarım Uygulamaları Kontrol ve Sertifikasyon Sözleşmesi’nin imzalandığından emin olunmalıdır. Sertifika, Sertifiker tarafından imzalanır ve imzadan sonra ANADOLU EKOLOJİK Kontrol Raporu ile beraber müteşebbise gönderilir.
Sertifikaların Düzenlenmesi
İyi tarım uygulamaları sertifikasına hak kazanan müteşebbislere, İyi Tarım Uygulamaları Sertifikası verilir.
Sertifikanın geçerlilik süresi, tanımlanan alandaki cezalara ve uzatmalara bağlı olarak 12 ay olacaktır. Bir sertifika 12 aydan daha az bir geçerlilik süresi için verilemez.. Ancak müteşebbis süre bitiminden önce yeniden kaydını bildirirse, geçerlilik süresi 15 aya kadar uzatılabilir. Sertifika üzerinde görülen ilk geçerlilik süresi, tüm uyumsuzlukların giderilmesinden sonra ANADOLU EKOLOJİK tarafından alınan sertifikasyon kararının tarihi olacaktır.
ANADOLU EKOLOJİK hazırladığı kontrol raporunu rapor tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde bilgi için faaliyet gösterdiği ildeki Tarım İl Müdürlüğüne verir.
ANADOLU EKOLOJİK, gerçekleştirdiği yıllık faaliyetleriyle ilgili; üretici, üretici birliği, müteşebbis, kooperatifler ya da benzer tüzel kişilere ait ürün, sertifika, kontrol, üretim, ihracat, çalışan personelin durumu, cezai işlemler gibi tüm bilgileri, takip eden yılın en geç 31 Ocak tarihine kadar İyi Tarım Uygulamaları Sertifikalı İşletmeler / Müteşebbisler Listesi ile Bakanlığa bildirir.
Kontrol / Sertifikasyon Sistemindeki Değişiklikler
Kontrol / Sertifikasyon prosedürlerinde, Kontrolün / Sertifikasyonun esas alındığı yönetmelik şartlarında herhangi bir değişiklik olduğunda Şirket Müdürü; durumu müteşebbislere faks veya elektronik posta ile yazılı olarak bildirir. Ayrıca web sitesinde de değişiklik duyurusu yayınlanır.
Şirket Müdürü, yasal mevzuattan ya da TÜRKAK’tan kaynaklanmayan belgelendirme kuralı değişikliklerinde; müteşebbislere yazılı olarak (faks veya e-posta) bilgi verir ve müteşebbislerin de görüşlerini alır. Alınan görüşleri Şirket Müdürü, Yönetim Temsilcisi’yle de görüşerek değerlendirir ve değişiklik hakkındaki nihai kararı verir.
Yönetim Temsilcisi; değişikliklerden etkilenen kalite yönetim sistem dokümantasyonunda gerekli revizyonların yapılmasını sağlar ve durumdan etkilenen taraflara dokümanların dağıtımı yapılır.
5.4. Müteşebbisin, verilen kararlarla ilgili her türlü itirazı, İtirazlar, Şikâyetler ve Uyuşmazlıklar Prosedürü’ne göre işlem görür.
12. İlgili Dokümanlar
• GLOBALGAP(EUROPGAP) Genel Yönetmeliği (Entegre Çiftlik Güvencesi- VERSIYON 3.0-2_Sep07)
• TS EN 45011
• Zirai Mücadele ve Zirai Karantina Kanunu
• Zirai Karantina Numune Alma Ve Analiz Yönetmeliği
• Gıda Güvenliği Ve Kalitesinin Denetimi Ve Kontrolüne Dair Yönetmelik
• Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği ve buna bağlı tebliğler
• Kontrolör ve Sertifikerlerin Atanma ve Görevlendirilme Prosedürü (PR.14)
• Kontrol / Sertifikasyon Müracaatı ve Sözleşme Yapılması Prosedürü (PR.09)
• İtirazlar, Şikâyetler ve Uyuşmazlıklar Prosedürü (PR.06)